От идеи до внедрения: кейсы цифровой трансформации
Мы разрабатываем высокотехнологичные сайты и внедряем CRM-системы, которые автоматизируют продажи и наводят порядок в процессах. Наши кейсы — это реальные цифры роста, сокращение издержек и прозрачный контроль на каждом этапе
ООО "ХартБит"
Маркетинговое агентство полного цикла с очень широким пулом компетенций:
EVENT - Организация и проведение спортивных, деловых и развлекательных мероприятий
КРЕАТИВ - Разработка креативных концепций, брендинг, фото и видео продакшн
МЕДИА И PR - Создание коммуникационных стратегий, PR - сопровождение
SMM - Разработка контент-плана, дизайн, реклама и продвижение в социальных сетях
DIGITAL - E-commerce, разработка сайтов и мобильных приложений
СПОНСОРСТВО - Разработка спонсорских стратегий, поиск и подписание спонсорских активов и активация спонсорских контрактов
МЕРЧАНДАЙЗИНГ - Создание дизайна, разработка матрицы ассортимента
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ - Комплексное сопровождение бренда, коммерциализация торговой марки, поиск партнеров для продаж и лицензирования
КОНСАЛТИНГ - Разработка и внедрение стратегии развития, повышение коммерческой привлекательности актива бренда и его активов
Количество сотрудников - 50 человек
Клиент к нам обратился с просьбой помочь оцифровать и автоматизировать текущую деятельность по управлению комплексными проектами. На момент обращения вся информация фиксировалась в гугл-таблицах, мессенджерах и записных книжках. Там же организовывалась проектная деятельность: планирование, сбор рабочей группы и согласование документов.
Куча чатов с клиентами и подрядчиками, отдельные чаты для согласования документов и прочее. В гугл-таблицах рассчитывалась смета для заказчиков, подбивали себестоимость и, пытались организовать хронологию коммуникации и активностей.
Количество заказчиков у клиента на тот момент было не большое, но со стабильно большим объемом задач, при этом были планы по масштабированию деятельности и расширению клиентской базы. Данные цели были труднодостижимые на тот момент, так как, при разрастании команды, ручное управление начало давать сбои.
Начался проект достаточно оперативно, с нашей стороны была собрана рабочая группа из:
- Руководителя проектов
- Бизнес-аналитика
- Системного аналитика
- Команды разработки (специалист внедрения, разработчик и серверный инженер)
Первым делом провели предпроектное обследование, собрали все бизнес-требования клиента и написали техническое задание. Получилось все достаточно быстро, т.к. со стороны клиента нам очень активно помогал весь топ-менеджмент компании.
Следующим этапом составили календарный план проекта и приступили к реализации с еженедельными ВКС по текущему статусу.
Нами была реализована инициация нового проекта в воронке Сделок, где создается элемент CRM, в котором указывается начальная потребность заказчика, определяется руководитель проекта и команда проекта.
В связке со Сделкой создается Проект в модуле «Задачи и Проекты», в который будут подкрепляться верхнеуровневые задачи по каждому типу работ со своими ответственными после того, как Работа пройдет согласование.
Работа – это элемент CRM, а именно Смарт-процесс, который связан со Сделкой, где данный тип работ был инициирован.
Данный элемент имеет свой процесс согласования, в него можно прикрепить компанию подрядчика (если требуется), внести стоимость работ от подряда для расчета себестоимости, а также инициировать согласование документации с подрядчиком по данному проекту.
За каждым типом работ закрепляется свой ответственный из рабочей группы проекта.
После согласования создается задача с календарными сроками и прикрепляется в уже созданный проект.
В результате мы получаем календарный план проекта в диаграмме Ганта.
Когда первичный набор работ прошел согласование на предмет себестоимости и стоимости для заказчика, то на основании данных смарт-процессов создаются номенклатурные позиции и добавляются в основную сделку по проекту. Данную операцию штатным функционалом решить не удалось, тут нам помогли наши коллеги – разработчики, они создали индивидуальный активити, который позволяет реализовать данную операцию.
Наша команда разработки, на основании добавленных номенклатур в сделку и смарт-процессов с детализацией работ, создали модуль, который формирует Excel файлы сметы для клиента и для финансового директора.
После всех подготовительных операций начинается ведение самого проекта менеджерами проекта по каждому типу работ и руководителем проекта в целом.
При этом у нас есть статусная модель, которая отображается в модуле CRM, где мы видим текущее состояние проекта в целом и статус каждого типа работ.
Детализация по всем задачам ведется внутри самого проекта, с учетом конечных исполнителей, календарно-сетевого планирования и трекинга времени и задач.
Итогом проделанной работы является автоматически сформированный отчет по проекту, который утверждается с заказчиком.
Результаты трансформации бизнеса
Взамен разрозненных инструментов клиент получил единую экосистему. Битрикс24 полностью заменил личные мессенджеры и сторонние календари, обеспечив контроль процессов даже с мобильных устройств.
Единые коммуникации
Чаты по проектам создаются автоматически. Любое сообщение в один клик превращается в задачу или встречу в календаре.
Эффективность ролей
Четкие регламенты для каждой позиции. Отчеты по выработке часов и KPI позволяют объективно оценивать вклад каждого сотрудника.
Прозрачное планирование
Финансовый, ресурсный и временной контроль каждого этапа работ. Риски кассовых разрывов и срывов сроков сведены к минимуму.
Главное достижение: Готовность к масштабированию
Заказчик может кратно увеличивать поток заявок и штат сотрудников без дополнительных трудозатрат. Скорость адаптации новичков выросла в разы благодаря жестко заданным цифровым маршрутам.
АО "Углеметбанк"
Региональный банк, зарегистрированный в г. Челябинск.
Цель внедрения:
Создание единой и безопасной системы автоматизации документооборота для АО «Углеметбанк» с целью исключения ручных процессов, снижения временных и операционных потерь, повышения прозрачности контроля документов и обеспечения соответствия требованиям банковской отчётности и внутреннего регламента.
Ключевые задачи проекта:
- Интегрировать типовые банковские документы: распоряжения, приказы, акты, заявки на операции, внутренние инструкции — с шаблонами, контрольными точками и ответственными лицами;
- Автоматизировать маршрутизацию документов по структуре подразделений с учётом полномочий и уровней утверждения;
- Обеспечить контроль сроков исполнения с автоматическими напоминаниями и отчётами по просрочкам;
- Создать и настроить реестр протоколов заседаний Совета директоров — с доступом для уполномоченных лиц, фиксацией решений, статусами «принято», «исполнено», «на рассмотрении» и автоматической рассылкой итогов;
- Внедрить реестр доверенностей — с учётом сроков действия, типов полномочий, ответственных лиц, электронной подписи и автоматических напоминаний об истечении срока;
- Настроить рабочее пространство Кредитного комитета — с формами заявок на кредитование, критериями оценки рисков, электронным голосованием, протоколами решений и привязкой к клиентским сделкам в CRM;
- Обучить ключевых пользователей и внедрить стандарты работы с документами в рамках внутреннего регламента банка.
Мы реализовали комплексную систему управления процессами на базе Смарт-процессов Битрикс24, заменив ручной контроль на автоматизированные рабочие места:
Смарт-процесс: Согласование договоров
Создано единое цифровое пространство для работы с документами. Система сама управляет маршрутом договора, исключая задержки и потерю данных.
- ✅ Автоподбор: Система определяет ответственного секретаря по тегам документа.
- 👥 Гибкое управление: Секретарь в один клик назначает рабочую группу согласующих.
- 🔄 Цикл правок: Автоматический возврат инициатору при наличии замечаний.
- ✍️ Финальный этап: Интеллектуальная постановка задач на подписание в зависимости от типа договора.
- 📜 Печатные формы: Автогенерация «Листа согласования» со всей историей решений.
Цифровое рабочее место КУАП
Автоматизирована работа комитета (КУАП) через связку Смарт-процессов «Вопросы» и «Протоколы». Теперь проведение голосований и фиксация итогов занимают в 3 раза меньше времени.
- 🗳️ Прозрачное голосование: Автоматическое формирование списка голосующих из членов отдела КУАП.
- ⏱️ Контроль сроков: Система мгновенно ставит задачу секретарю на фиксацию итогов, как только проголосовал последний участник.
- 📑 Группировка: Автоматическое объединение вопросов в «Протоколы КУАП» по датам или вручную.
- 🖨️ Документооборот: Генерация официальной печатной формы протокола по итогам заседания.
Цифровое рабочее место: Правление
Высший уровень автоматизации принятия решений. Система обеспечивает юридическую значимость и строгий регламент проведения голосований высшего руководства.
- 🛡️ Закрытый контур: Доступ к голосованию имеют только верифицированные члены Правления.
- 📊 Кворум в реальном времени: Секретарь отслеживает ход голосования и автоматически получает уведомление при принятии финального решения.
- 🗂️ Архивация решений: Интеллектуальная связка «Вопрос — Протокол» исключает ошибки при формировании годовой отчетности.
- 🖨️ Готовые документы: Мгновенная генерация протокола Правления по утвержденному корпоративному шаблону.
Цифровое рабочее место: Кредитный комитет
Специализированный инструмент для оперативной оценки и одобрения кредитных заявок. Процесс ориентирован на скорость и автоматический поиск ответственных.
- 🔍 Smart-поиск: Система автоматически находит свободного секретаря комитета для запуска процесса.
- ⚡ Ускоренное одобрение: Голосование по вопросам кредитования выведено в отдельный бизнес-процесс с жестким контролем дедлайнов.
- 📈 Группировка по датам: Автоматический сбор всех рассмотренных заявок в единый ежедневный или еженедельный протокол.
- 🔗 Ручное управление: Возможность для секретаря точечно привязать важный вопрос к конкретному внеочередному протоколу.
Реестр доверенностей
Автоматизированная система учета и контроля выданных доверенностей. Больше никаких Excel-таблиц и потерянных номеров.
- 🔢 Автонумерация: Система мгновенно присваивает порядковый номер при создании новой записи.
- 📢 Адресное ознакомление: При переходе на стадию «На ознакомлении» система сама запрашивает список сотрудников или целых отделов.
- 👥 Массовый доступ: Реализованы умные сценарии для моментальной выдачи прав на просмотр большой группе пользователей.
Приказы, распоряжения и Протоколы СД
Централизованное хранилище распорядительной документации и протоколов Совета Директоров с умной системой уведомлений.
- 🚀 Мгновенная доставка: Автоматическая постановка заданий на ознакомление для сотрудников.
- 🔐 Безопасность: Гибкая настройка прав доступа — документ видят только те, кому это необходимо.
- 🛠️ Умные сценарии: Использование инструментов Битрикс24 для управления правами доступа «в один клик», что экономит время секретариата.
Цифровое рабочее место: Корреспонденция
Интеллектуальная система управления входящим и исходящим потоком документов. Связка двух смарт-процессов обеспечивает бесшовный цикл обработки корреспонденции.
- 🤖 Умная маршрутизация: Система сама определяет путь согласования (общий или экспресс-проверка юристом) на основе заполненных данных.
- 🔄 Сквозной процесс: При необходимости дать ответ на входящее письмо, система автоматически создает связанный «Исходящий документ» с сохранением всей истории переписки.
- ⚖️ Многоуровневый контроль: Интегрированный этап визирования юристом и гибкое назначение исполнителей прямо в ходе процесса.
- ✍️ Финальный цикл: Автоматическое определение подписанта, присвоение регистрационного номера и перевод в электронный архив.
Результаты внедрения экосистемы:
прозрачность движения любого документа в компании
утерянных входящих писем и просроченных поручений
ускорение циклов внутреннего согласования
ООО "Юмвенд-Урал"
Вендинговая компания, Поставщик кофе и ингредиентов для вендинга напрямую от производителей с 2006 года.
Количество пользователей портала: 100.
В компании есть отделы оптовых и розничных продаж, сервисный отдел, финансовый отдел, отдел логистики и отдел развития.
До внедрения CRM компания сталкивалась с критическими потерями данных:
- Потеря лидов: Из-за отсутствия интеграции с телефонией звонки терялись, а лояльность клиентов падала.
- Хаос в регламентах: Согласование и установка вендинговых аппаратов велись в разрозненных таблицах (Google Docs, Excel).
- Человеческий фактор: Не учитывались графики работы менеджеров, из-за чего лиды часами оставались без ответа.
В процессе решения этих проблем нами были реализованы следующие механизмы автоматизации:
Интеграция АТС Мегафон
Мы настроили карту телефонии и связали её с Битрикс24. Результат:
- ✅ 100% фиксация: Каждый звонок и его запись автоматически попадают в CRM.
- ✅ Контроль качества: Руководство может прослушать любой разговор прямо из карточки сделки.
- ✅ Клиентская база: История общения сохраняется годами, формируя ценный актив компании.
Интеллектуальное распределение лидов
Мы разработали бизнес-процесс, который «знает» график каждого сотрудника. Система больше не назначает задачи на тех, кто еще не пришел или уже ушел домой.
Профессиональная воронка развития
Для отдела развития мы создали обособленную логику продаж, которая учитывает специфику вендингового бизнеса — от оценки локации до финального монтажа.
- 📍 Сбор данных: Фиксация всех характеристик места установки прямо в карточке сделки.
- 🤝 Переговорный цикл: Четкий контроль этапов согласования целесообразности и заключения договора.
- 📈 Прозрачность: Руководство в любой момент видит актуальный статус каждой новой точки на карте города.
Смарт-процессы для учета оборудования
Мы решили проблему установки нескольких аппаратов на одной локации через архитектуру Смарт-процессов.
- 📦 Учет единиц техники: Каждая единица оборудования теперь — это отдельный связанный объект с полным набором данных.
- 📂 Систематизация: Быстрый доступ к техническим характеристикам и истории обслуживания каждого автомата.
- ⚡ Авто-согласование: Как только сделка переходит на нужный этап, менеджер сети города мгновенно получает задание на проверку локации.
Результаты и развитие проекта
рост конверсии. Показатель вырос с 5% при сохранении среднего чека благодаря мгновенной реакции на лиды.
прозрачность проектов. Руководство видит статус каждой локации в режиме реального времени, имея доступ к корректной аналитике.
Успешное внедрение привело к новому этапу: разработке интеграции с учетной системой клиента.
Автоматизация позволила не только навести порядок в процессах, но и напрямую повлияла на финансовую эффективность компании за счет устранения «человеческого фактора».
Saimaa Life&Light
Загородный комплекс-апартаменты Saimaa Life с кухнями, отдельными саунами и принадлежностями для барбекю находится в Иматре, Финляндия.
Количество пользователей портала: 9.
До старта проекта руководство не имело инструментов для объективной оценки бизнеса:
- Отсутствие аналитики: Невозможно отследить динамику продаж и эффективность маркетинга.
- Разрозненность каналов: Хаос в общении с гостями (WhatsApp, почта, звонки), приводящий к потере лидов.
- Нулевой контроль качества: Нельзя прослушать звонок или проверить переписку, что снижало лояльность гостей.
- Ручное управление: Отсутствие единой воронки продаж и автоматизации клиентской базы.
Для решения выявленных проблем мы реализовали следующие шаги:
- Security-переезд: Миграция из облака в Коробочную версию Битрикс24 для максимальной безопасности данных.
- Интеграция с Bnovo: Связка CRM со специализированной системой управления отелем.
- Омниканальность: Прямая интеграция WhatsApp для оперативного общения с гостями.
- Мультиязычность: Настройка умных рассылок на трех языках (русский, финский, английский).
Мы превратили Битрикс24 в интеллектуального помощника, который сопровождает гостя на протяжении всего пути отдыха.
Бесшовное бронирование: Bnovo + WhatsApp
Благодаря глубокой интеграции мы устранили риск потери заявок и дублирования коммуникаций:
- ✅ Единое окно: Подключен общий номер WhatsApp. Вся история переписки доступна каждому менеджеру.
- ✅ Синхронизация с Bnovo: Бронирования мгновенно попадают в CRM, сделка прослеживается от первого запроса до выезда.
- ✅ Прозрачность: Исключен человеческий фактор — менеджеры больше не отправляют повторные сообщения одному гостю.
Умные мультиязычные рассылки
Настроена система триггерных сообщений, которая «чувствует» потребности клиента и говорит с ним на его языке:
- 🎂 Персонализация: Автосбор данных о днях рождения, питомцах и интересах для точечных предложений.
- 🔑 Консьерж-сервис: При заселении гость получает всю информацию об объекте и сезонных активностях.
- 📊 Работа с отказами: При отмене бронирования система проводит опрос для выявления причин и улучшения сервиса.
- 🎁 Реактивация: Если гость не возвращался более 6 месяцев, Битрикс24 автоматически дарит ему купон на скидку.
Результаты проекта
Резкое сокращение % упущенных лидов благодаря связке WhatsApp и отельной системы.
Рост удовлетворенности гостей за счет автоматического общения на родном языке.
Удержание и возврат клиентов происходят автоматически, без привлечения доп. специалистов.
Проект успешно переведен из «облака» в «коробку», обеспечив клиенту полную независимость и безопасность данных.
ООО «ТД Урал Холдинг»
Производство и поставка строительных материалов.
Количество пользователей портала: 32.
До внедрения компания работала в условиях высокого операционного хаоса:
- Разрыв коммуникаций: Отсутствие единого окна связи приводило к потере лидов и долгой передаче задач между отделами.
- «Слепая» мотивация: Отсутствие автоматических отчетов по эффективности снижало вовлеченность персонала.
- Бюрократическая нагрузка: Ручная подготовка сложных документов увеличивала риск ошибок и замедляла работу.
- Цикл сделки: Сложности в учете прибыли на разных этапах оплаты из-за длительности процессов.
Масштабирование: из Облака в Коробочную версию
Стандартного функционала облачного Битрикс24 стало недостаточно для растущих задач бизнеса. Мы осуществили бесшовный переход на коробочное решение:
- Полный перенос накопленной базы, истории коммуникаций и настроек на собственные серверы компании.
- Мы подобрали оптимальное серверное оборудование, обеспечив высокую скорость работы и независимость от внешних сервисов.
- Организовали профессиональную среду разработки по принципу PROD / DEV / Git. Теперь любые доработки тестируются в закрытом контуре, прежде чем попасть к пользователям.
Прозрачные коммуникации и Call-tracking
Мы объединили все каналы связи в едином контуре, исключив потерю лидов и обеспечив контроль качества:
- ✅ Телефония и Email: Интеграция с виртуальной АТС Мегафон и корпоративной почтой. Все диалоги сохраняются в карточках.
- ✅ Сквозная аналитика: Оцифрованы все источники трафика, настроен коллтрекинг для точного понимания окупаемости рекламы.
- ✅ Многоуровневые воронки: Созданы отдельные рабочие пространства для администраторов, отдела продаж и логистики.
От продаж к производству: бесшовная интеграция
Для реализации сложного цикла выполнения заказов мы внедрили автоматическую связку отделов:
- 🔄 Авто-копирование сделок: При успехе в «Продажах» система сама создает копию в воронке «Производство/Логистика» со всеми данными.
- 📊 Контроль рентабельности: Система фиксирует плановую прибыль при продаже и сравнивает её с фактической при завершении производства.
- 🚛 Смарт-логистика: Разработан смарт-процесс «Заявки в логистику», позволяющий снабжению мгновенно передавать задания с точными параметрами.
Умный расчет прибыли
Ключевой задачей стала разработка индивидуального универсального отчета, который учитывает специфику долгого цикла сделки:
- 💰 Двойной учет: Система фиксирует прибыль как в момент оплаты счета, так и по факту полного закрытия обязательств.
- 🏆 Контроль конверсии и активности: Отчет отражает конверсию по старым и новым клиентам и интенсивность телефонных коммуникаций каждого менеджера.
- 🏆 Авто-мотивация: Внедрен алгоритм расчета выплат сотрудникам на основе реальных финансовых показателей сделок.
Автоматизация документов
Мы избавили сотрудников от рутины, переложив формирование сложных документов на роботов:
- 📝 Умные КП и Договоры: Автоматическая генерация документов по заданным параметрам, сократившая время подготовки в 4 раза.
- 🎁 Альтернативные предложения: В коммерческие предложения теперь можно в один клик добавлять товары-заменители и данные системы лояльности.
- 📑 Реестр доверенностей: Создано цифровое хранилище для строгого учета и контроля сроков действия документов.
Результаты проекта
Интеграция АТС и почты практически исключила потерю лидов и ускорила процесс оформления сделок.
Внедрение шаблонов и бизнес-процессов сократило время на рутину и повысило качество оказываемых услуг.
Сквозная аналитика позволяет видеть реальную прибыль и отклонения в режиме реального времени.
Проект успешно переведен из облачного Битрикс24 в «коробку», что позволило реализовать сложную кастомную логику и обеспечить безопасность данных.
ООО "Архитектурно-Проектный Офис"
Проектирование жилых и коммерческих объектов, а также инженерной инфраструктуры. Компания выполняет полный цикл услуг: от изысканий до разработки проектов и получения разрешений на строительство.
Количество пользователей портала: 30.
Основные задачи внедрения:
- 💬 Централизация коммуникаций и исключение потери данных в личных переписках.
- ⏳ Прозрачное управление сроками разработки разделов проектной документации.
- ⚙️ Автоматизация рутины при запуске новых объектов и создании типовых задач.
- 📊 Контроль экономики каждого проекта на основе реальных трудозатрат.
Систематизация продаж и коммуникаций
На базе CRM-модуля выстроена единая среда для управления запросами и ведения клиентской базы проектного офиса.
- 📧 Коммуникации через почту: Подключена корпоративная почта, что позволяет вести всю деловую переписку прямо в карточке сделки.
- 🚦 Статусная модель: Настроена воронка продаж с четкими этапами, отражающими реальный путь клиента от запроса до договора.
- 🤖 Умная автоматизация: Внедрены сценарии автоматического движения сделок по стадиям в зависимости от их типа, что исключает ошибки «человеческого фактора».
Реестр документов
Для управления массивом документов внедрена система статусов и жизненного цикла каждого договора и спецификации.
- 🔄 Статусная модель: Автоматическое отслеживание движения документа от черновика до подписания.
- 🤖 Индивидуальные процессы: Автоматизация согласований под каждый тип документа.
- 📂 Единое хранилище: Актуальные версии документации всегда под рукой у всей проектной группы.
Управление производством и задачами
Связь коммерческого отдела с проектным офисом стала мгновенной благодаря автоматическим сценариям.
- 📋 Шаблоны проектов: Быстрое создание полной структуры задач по разделам.
- 📅 Диаграмма Ганта: Визуализация сроков со связанными этапами — при сдвиге ТЗ график обновляется сам.
- 📱 Мобильное управление: ГИПы могут контролировать выпуск разделов и ставить задачи исполнителям прямо со смартфона.
Экономика и учет ресурсов
Система позволяет сопоставлять финансовые показатели проекта с реальным временем, затраченным специалистами.
- ⏱️ Учет трудозатрат: Фиксация времени работы архитекторов и инженеров над конкретными узлами.
- 💳 Финансовый блок: Учет приходов и расходов в разрезе каждого проекта.
- 📈 Аналитический отчет: Уникальный отчет по бюджету отображает маржинальность проектов онлайн.
Результаты проекта
движение сделок по этапам воронки согласно заложенным сценариям
прозрачность истории правок и согласований
контроль маржинальности каждого чертежа и раздела
Внедрение Битрикс24 дало возможность заказчику превратить хаотичную переписку в управляемое производство, где каждый участник понимает свою зону ответственности, а руководство видит реальную себестоимость проектных решений.
Контактная информация
Остались вопросы?
Заполните форму обратной связи, или свяжитесь с нами по указанным ниже контактам:
Общество с ограниченной ответственностью "ЭДВАНСД ТЕХНОЛОДЖИС"
ИНН: 6671275438
КПП: 667101001
ОГРН:1236600039466
г. Екатеринбург, ул. Радищева 6/А
БЦ "Суворов", оф. 1206
г. Смоленск, ул. Гагарина, д. 22, оф. 405
+73432269695